Első nap az új munkahelyen. Minden új, ismeretlen és szorongást keltő. Az épületet csak fotókon láttad, egyszer elsétáltál arra, hogy lopva beless az épületbe, a kiválasztási folyamat ugyanis online zajlott a járványhelyzetre való tekintettel. A munkatársak közül csak a főnöködet és a HR-est ismered. Őket is csak deréktól felfelé láttad egy kétdimenziós képernyőn, kétszer 45 percig.
A pozíció részleteiről néhány lista jellegű információd van ugyan, de az ördög mindig a részletekben rejtőzik. Ezeket pedig bármilyen körültekintő is voltál, nem kérdezhetted meg mind azon kétkörnyi online interjún. Pedig nagyon igyekeztél: átböngészted a cég weboldalát és közösségi oldalait. A főnöködet lecsekkoltad a Linkedin-en, és esetleg a Facebook-on is. Messzire nem jutottál, de ez is több mint a semmi.
Szorongást keltő helyzet, igaz?
A COVID-19 okozta járványhelyzet az eddiginél is erőteljesebben hívta fel a szervezeti vezetők és HR szakemberek figyelmét arra, hogy egy sikeres kiválasztási folyamat nem ér véget az ajánlat elfogadásánál. Ahhoz, hogy a nagy gonddal kiválasztott kolléga ne álláskereséssel töltse a próbaidejét, és valóban hasznos tagjává váljon a szervezetnek, minden cégnek szüksége van egy testre szabott onboarding (beillesztési) folyamatra.
Az onboarding angol kifejezés, szó szerint a fedélzetre való felszállást, beszállást jelent. A HR szótárában az 1970-es évek óta szerepel, más néven vállalati szocializációként is utalnak rá. Jelentése az újonnan kiválasztott munkatársak szervezetbe történő beintegrálása, melynek során támogatás mellett elsajátítják azokat a képességeket, szervezeti ismereteket és viselkedéses normákat, amelyekkel a cég hatékony részévé válhatnak. A szorongó kívülállóból így válik integrált csapattag. A mai szemlélet alapján a folyamat már az ajánlat elfogadásakor elkezdődik, és szűkebb értelemben a próbaidő végéig, tágabb értelemben pedig a munkatárs első évének végéig tart.
Hogy miért fontos ez?
Mindamellett, hogy az onboarding folyamat segítséget nyújt az új munkatársnak, hogy a bevezetőben leírt helyzetet minél kevesebb szorongással élje meg, a jól megtervezett és alkalmazott onboarding növeli a munkával való elégedettséget, a szervezeti elköteleződést, a munkateljesítményt és csökkenti a hiányzást és fluktuációt.
Az onboarding elemei
A szervezeti szocializáció az egyes szervezetekben különböző szinteken működhet. Elmondható róla, hogy akkor is van, ha nincs. Ez a paradoxon azt hivatott kifejezni, hogy az új alkalmazott olyan esetekben is onboarding folyamatban vesz részt, ha az valójában nem tudatosan megtervezett, és a szervezet stratégiai céljai mentén zajlik. Központilag vezényelt onboarding híján az új belépő közvetlen munkatársaitól, folyosói pletykákból nyeri ki a szükséges információkat.
Mondanunk sem kell, hogy az efféle szocializáció gyakran demotiváló és a vállalat által a legkevésbé sem szabályozott.
Talya N. Bauer, amerikai menedzsmentkutató szerint az onboardingnak négy szintje különböztethető meg. Ezeket az angol kifejezések kezdőbetűi alapján 4C-nek szokták nevezni: Megfelelőség (Compliance), Pontosítás (Clarification), Kultúra (Culture), Kapcsolódás (Connection).
A Megfelelőség a szocializációs folyamat első és legalacsonyabb szintje. Ez az új belépő számára éppen csak az alapvető, a pozícióval kapcsolatos jogi és szervezeti szabályozási, szervezési információkat tartalmazza. Ilyenek a munkaköri leírások, a szervezeti ábrák, a munkakörhöz tartozó jogi, kormányzati és szervezeti szabályzatok. Az új belépő ezzel hasznos információkhoz jut ugyan, de azok mennyisége nehézkessé teszi a feldolgozást és elszigeteli őt a munkatársaktól.
A Pontosítás a szocializáció második szintje. Itt már nem csak tudásátadásról van szó, de a belépőnek lehetősége van feltenni az elvárásokkal, keretekkel kapcsolatos személyes kérdéseit. A kulcsszó itt a kölcsönös kommunikáció.
A harmadik szint, a Kultúra már nem csak a rideg elvárásokkal és adatokkal, foglalkozik, de arról is egzakt információt nyújt, mik a szervezet értékei, milyen szabályok vonatkoznak a munkatársak közötti kommunikációra, illetve a vállalat milyen képet szeretne nyújtani a külvilág számára. A szervezeti kultúra átadása egyaránt zajlik direkt és indirekt utakon.
Végül a negyedik szint a Kapcsolódás, mely a belépő szociális kapcsolataira helyezi a hangsúlyt, és lehetőséget teremt arra, hogy minél előbb jól működő kapcsolati hálót teremthessen magának a szervezetben.
Az onboarding folyamatok tehát bőven tartalmaznak információ átadást, azonban nem szabad csupán ebben kimerülniük. A szocializációnak éppolyan fontos elemei a szociális kapcsolatok, az értékrend és kultúra elsajátítása és a személyre szóló figyelem, gondoskodás.
A munkavállalói márkával foglalkozó szakemberek azt tanácsolják, hogy a szervezeti szocializáció kezdődjön az ajánlatadással, és ne csak információs és szociális elemeket tartalmazzon, de ügyeljünk arra is, milyen élményeket szerez az új belépő – ezzel előidézve egyfajta érzelmi kötődést munkatárs és szervezet között.
Hogyan változott az onboarding a járvány idején?
Az interneten számos cikk és kutatás fellelhető arról, hogy a COVID-19 járvány hogyan hatott a munkaerő piacra és a szervezetek életére. Általában elmondható, hogy a munkaerő óvatosabb, lassabb és megfontoltabb döntéseket hoz, amennyiben munkahelyváltásról van szó. Azok, akik éppen ebben az időben szánták el magukat a változásra, szintén nagyra értékelik a biztonságot. Ez az emberi erőforrás nyelvére lefordítva azt jelenti, hogy több információra, személyes figyelemre és mélyebb szociális kapcsolódásra vágynak új munkahelyükön. A munkahelyi gondoskodás első lépése az alapos és mindenre kiterjedő szocializációs folyamat, a valahová tartozás érzésének megteremtése. Ez képes csökkenteni az egyénben jelentkező szorongást, kétségeket, ami az első lépés afelé, hogy elkötelezett és jól teljesítő munkatárssá válhasson.